工作到位的7个关键点

摘要:现在的工作强调的重点是团队协同作业,不再要求个人节点业务能力单极有多强,及是其对工作事项各方面是否到位,上下级衔接为业务能力优秀的新评估标准。

关键词:汇报工作  交接工作  有效有序沟通

作为职场人员,好好工作是基础,做好自己的本职工作是本份,给领导汇报工作是必备的一项基本技能。同样的工作情况,汇报的好,可以让自己在领导面前增分;汇报的不好,可能让领导对你的印象减分。

关键点一:汇报工作说结果

领导的时间都有限,所以向领导汇报工作要提前做好准备,首先要说结果,如果上级需要了解过程,再说过程,还有时间再说理由。汇报过程要有主次之分,重点突出具体的得与失,避免大约、可能、也许之类的内容;一些重点的内容,要有详细的数据、典型的案例来证明,不能凭主观意愿。

不要告诉领导工作过程多艰辛,你多么不容易,这只会让汇报的过程变得冗长翻来翻来覆去毫无逻辑,久而领导会认为你的逻辑有问题,要么讲不清楚,要么汇报的内容不重要,不需要关心。领导通常都很忙,只能从工作中了解下属员工,不懂得汇报的员工,可能让领导对其印象减分,汇报工作好的员工印象分自然增加。换位思考下,假设自己为领导,在未来提拔工作,是否也会更中意本职工作好汇报工作也出色的员工呢?

企业是靠着一个个良性的结果运转的,首先要关注的、要汇报的就是工作结果,因为工作结果才是企业和管理者最关心的。工作到位的7个关键点

关键点二:请示工作说方案

不要让领导做问答题,而是要让领导做选择题。一个公司,或者一个大一些的项目运作的时候,领导所要考虑的问题,是一些宏观的问题,以及一些决策性的事情。那么对员工来说,是一些细节具体过程性工作。在汇报完工作,请示任务的时候作为事件最清楚的当事人理应向领导提方案,并表达自己的看法,否则领导容易认为该员工缺乏自主性工作,承担责任的意识弱,不足以未来承担更重要的任务。

汇报工作要带着方案与计划去找领导,不要试图把自己的问题踢给上级,在向上级请示工作前做到自己先心中有数,。千万不要说:“老总,这事还做吗?要做我等您的指令。”针对汇报中可能存在的问题以及下步的对策,没有提前思考,便盲目地去找领导汇报。领导询问其准备采取的措施与办法时,无言以对,这种请示工作的方法是不行的,是不够积极的,更不利于自己成长和发展。每个问题,应提前想好针对性的解决建议;一些重点的问题,应准备好三个解决的对策,区分上中下,并有自己的建议。

当然在员工提案的时候,对于领导提出决策,可能会被接受,也可能会遇到另一种情况,即辛辛苦苦花了几天几夜的时间制定出来的方案,期待得到领导的赞扬和支持,但很可能只得一句话:“这个方案不成熟,不能接受。”因为领导看问题的高度、广度、深度和自己是有区别的,因此领导不同意会有他不同意的理由,他根据一些别的经验表示修正,然后做了选择。我们则可以从这个过程中学到上级思考问题的方式和工作经验,有可能是重要数据没有写清晰,有可能是提案方向有问题,有可能报告不够详细,没能让对方获取足够信息。

大多数时候领导心中已经有想法,为什么请示工作一定要讲方案?简单的说,如果领导给以太多明示,就会变成指示,而过于具体的指示,会降低执行任务的时候的员工的自主性。另一方面,领导在听取请示的时候也在判断员工承担责任的意识。优秀的员工在负责牵头的项目,就应当承担更多责任,工作中学会领会领导的意思,以表现出自己更“有能力”。还有一点是,如果领导直接明示一些东西到很具体的范畴,要员工干嘛呢?人们很多时候会希望领导教自己,帮助自己进步,自己学会了再付出价值。这是很错误的观点,实际上,领导对你不附有教育义务,那是老师的事。公司中,领导更希望用一个会用之人,而很多时候们他们会考核你是否是一个“会”的人,比如你说的话有没有到点子上,有没有一套完整的逻辑链的思维。

关键点三:总结工作说流程

做工作总结不是工作的流水账而是整理细节,流程先后顺序逻辑清楚,还要找出其中的关键点、失误点、反思点,工作条理化是总结工作的基础技能。因而需要自己的逻辑、资料进行整理,让无论是无形的逻辑、还是有形的资料都能逻辑清晰、条理分析,阅读舒服,容易被接受的总是那些井井有条的。

改进工作流程的能力是职业化素质的最直接的体现,也是职场快速进步最有效的方法之一。任何一项工作都可以在工作流程上进行改善,以取得更佳效果。有意识地对工作流程改进是成为一个真正的起点,不再是一个被动工作的机器而成为一个主动工作的人。

工作总结中对自身可以进行有效的计划管理、实现自我增值、达成成长目标,明确在一项工作或一个阶段自身做了什么,做得怎样,成绩是否不足,没做到的原因分析,不断将好的工作经验固化下来。总结对工作明确工作目标、追踪工作进度、落实工作计划、达到持续改进目的。关于这项工作或这一阶段,分几个工作模块?它们的先后顺序是什么?工作流程是什么?第一步做什么,第二步做什么,注意事项是什么?具体的行动方案,要有时间,责任人,完成的结果是什么。流程是工作经验和方法的总结,成功或者失败的基础之上,吸取经验、总结教训建立起来的,为后续工作节省时间、资源、财力和物力,可以少走很多弯路,并且更有可能获得良好的工作结果。

正确的观念、良好的心态,流程总结上改善快速进步的方法,找到自身合适的位置和喜欢做的事,更快地成为自己想成为的那个人。

关键点四:布置工作说标准

工作领导有布置就有考核,考核就要建立工作标准,否则员工不知道如何做,做到什么程度才是最合适的。标准既确立了规范,又划定了工作的边界,可能涉及数量与质量、时间成本与财务成本、局部效果与全局效果、目前效果与长期效果、业绩成果与能力培养等内容。没有了标准规范在实施中信息失去良性反馈,面对困难不能及时调整方案达成预期的效果。

同样在接受一项任务的时候要主动问清自己的工作要做到哪种程度,希望达到的工作结果的标准是什么?要明确工作的要求,界定自己可以做什么,不可以做什么。工作程度不了解蒙头死做,只会得到中下水准结果,而一旦做的工作超过了界线,就属于越界,适得其反。

某办公室领导将自己的手写文稿交给文员,轻描淡写地说把文件敲入电脑,修改校对打印出来。而文员接到任务后,对手写稿做了认真校对修改,连续三天早来晚走。结果将这篇文章交给经理的时候,却受到批评。因为她没有经过经理同意,根据个人判断,就将文章中的一些内容删减掉了。她的动机是希望将文章修改得更好,但是否删减文章里的内容却不应该由她决定。文章的作者是领导而非这名文员,请她校对,她可以提修改建议,并且可以与经理确认,哪方面内容可以改,哪方面内容不可以改,最后改不改内容应该由写文章的人决定,这叫职责界限。布置任务的时候,对于文章修改校对效果的定义就是标准,标准不明确导致文员工作与预期不符。

关键点五:关心下级问过程

细节是魔鬼躲藏在过程中,关心下级要注意聆听他们的问题,让其阐述越详细做好。与下级一起把宏大的任务拆解成碎片,细分到具体的人和时间,然后各个击破。

大部分人的犯错全是在芝麻细节上忽略,那些大事情,大流程,因为很认真、很专注,而忽略的过程才会让工作马失前蹄。关心下级就是关心过程,使下级明确关键的点和面。做方案,一定要先考虑可能出现什么副作用,比如办个电路模块对策,电容选型是否符合特性需求,生产使用中是否会出现特殊失效可能,这个细节每一个没注意到的细节,都可能决定了产品的成败。

办公室人员能力大多接近,但在细节和过程处理上的专业程度却各有不同的差池。主动关心下级的时候去问他整个事情的过程,看看问题到底出在哪里?有什么地方他还有欠缺,帮助他进步。被领导从工作细节出发关心的员工,自然而然会得到不断的专业程度有方向和针对性提升。

关键点六:交接工作讲道德

离开团队或者离开公司,因为对某一个不满,如果有不满的地方,故意设一个套或故意不交接完,或者把一些东西整漏了,有点报复团队和报复公司的想法,这是很多不成熟缺乏职业素养的表现。职场讲究职商和道德,缺乏基本素养,分不清个人的情绪和工作应该做的事之间的关系是难以得到职业生涯的良性提升。

交接工作最基本的要求把之前工作中形成的经验教训毫不保留的交接给继任者,把完成的与未竟的工作分类逐一交接,不要设置障碍,使其迅速进入工作角色。怎么主动摆正心态交接工作呢?

第一列清单对内容标准经验和技巧分门别类整理,清单一定要一清二楚,利弊要说详细一点,把好的、坏的,一些注意的经验尽量告诉继任者,让他少走弯路少犯错误,公司减少时间、财力、物力和资源。

一)交接工作内容,前期做了哪些事,哪些完成的,哪些正在进行中,哪些要开始的,哪些需要准备的等等。

二)交接工作标准,尤其在进行中的工作要提个醒,把这些容易混淆的标准、要求告诉继任者,他犯错误很小。

三)交接经验和技巧。如果继任者要从零开始摸索,什么都不知道,他要把之前犯的错误再犯一遍,而有了经验和技巧交接才让继任者更快取得新进展。

关键点七:回忆工作说感受

交流回忆多说自己工作中的感悟,哪些是学到的,哪些是悟到的,哪些是反思的,哪些是努力的。

汇报工作是向上负责,回忆工作是对自己负责,是偏重个人成长的思维。秋山利辉在匠人精神中写到“之所以忙碌,是因为别人提供给你很多锻炼的机会,所以你要感谢。只有懂得感恩,你的技术才会进步,才能跻身先进者的行列。”总结工作别忘记赞他人,感恩领导和团队间的互助,使得自己能学习到很多东西、持续成长。

很多工作是在没有经验可以借鉴下完成的,心怀感恩回忆工作中的点滴,渐渐感悟规律、技巧和教训,让自己人格获得成长进步。

反思工作上犯错的原因、问题解决方法,清楚了哪里努力可以得出许多成功的经验和教训或者受益,就像高考中学生一样,反思题哪块不注意,哪个原理、哪个公式没记住,下一场考试来临把错误规避掉,不要重复犯丢分。



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