办公基本技能excel表格

一、快捷键
1、 Ctrl+1 单元格格式
2、 Ctrl+2 字体加粗
3、 Ctrl+3 斜体字
4、 Ctrl+4 下划线
5、 Ctrl+5 横线
6、 Ctrl+9 隐藏行
7、 Ctrl+0 隐藏列
8、 Ctrl+A 全选
9、 Ctrl+W 关闭
10、 Ctrl+S 保存
11、 Ctrl+D COPY上行
12、 Ctrl+Z 撤消
13、 Ctrl+X 剪切
14、 Ctrl+C COPY
15、 Ctrl+V 粘贴
16、 Ctrl+F 查找
17、 Ctrl+H 替换
18、 Ctrl+O 打开
19、 Ctrl+P 打印
20、 Ctrl+K 超连接
21、 Ctrl+N 创建新文件
22、 Shift+空格键
23、 Alt+Tab
24、 F2
25、 Ctrl+方位键

二、小技巧
1、设置条件HIGHLIGHT资料
使用鼠标拖选所在的单元格(不要使用选中一整行或一整列的方法,不然没有数据的空单元格也会参加运算。)单击菜单栏“格式”→条件格式,打开“条件格式”对话框,单击“介于”后面的下拉按钮,选择“小于”,在其后的框内填入数值,意思是小于数值
单击“格式”按钮,在打开的“单元格格式”对话框中,选择“图案”选项卡,在“颜色”项中选择“黄色”,最后依次点“确定”退出。这样不及格的分数就变成“黄底黑字”了。
如果想把黄牌取消,可以再次选中这些单元格,单击“格式”→条件格式,在“条件格式”对话框中单击“格式”按钮,在“颜色”项中选择“无颜色”或者直接点“清除”按钮,再依次点“确定”退出。这样就把“黄牌”取消了。
2、相对引用和绝对引用
3、 编辑技巧
(1) 分数的输入
如果直接输入“1/5”,系统会将其变为“1月5日”,解决办法是:先输入“0”,然后输入空格,再输入分数“1/5”。
(2) 序列“001”的输入
如果直接输入“001”,系统会自动判断001为数据1,解决办法是:首先输入“'”(西文单引号),然后输入“001”。
(3) 日期的输入
如果要输入“4月5日”,直接输入“4/5”,再敲回车就行了。如果要输入当前日期,按一下“Ctrl+;”键。
(4) 填充条纹
如果想在工作簿中加入漂亮的横条纹,可以利用对齐方式中的填充功能。先在一单元格内填入“*”或“~”等符号,然后单击此单元格,向右拖动鼠标,选中横向若干单元格,单击“格式”菜单,选中“单元格”命令,在弹出的“单元格格式”菜单中,选择“对齐”选项卡,在水平对齐下拉列表中选择“填充”,单击“确定”按钮(如图1)。
(5) 多张工作表中输入相同的内容
几个工作表中同一位置填入同一数据时,可以选中一张工作表,然后按住Ctrl键,再单击窗口左下角的Sheet1、Sheet2......来直接选择需要输入相同内容的多个工作表,接着在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据,此时这些数据会自动出现在选中的其它工作表之中。输入完毕之后,再次按下键盘上的Ctrl键,然后使用鼠标左键单击所选择的多个工作表,解除这些工作表的联系,否则在一张表单中输入的数据会接着出现在选中的其它工作表内。
(6) 不连续单元格填充同一数据
选中一个单元格,按住Ctrl键,用鼠标单击其他单元格,就将这些单元格全部都选中了。在编辑区中输入数据,然后按住Ctrl键,同时敲一下回车,在所有选中的单元格中都出现了这一数据。
4、 将表格中的数据进行行列互换
只需要复制需要行列互换的表格区域,在需要放置的单元格上执行【编辑】菜单中的【选择性粘贴】命令,然后在【选择性粘贴】对话框的【全部】选项;在【运算】选项区域中选择【无】;并选择【转置】复选框,完成后单击【确定】按钮即可。

三、函数
1、 MID
2、 VLOOKUP
3、 EXACT
4、 SUM
5、 AVERAGE
6、 IF
7、 ROUND
8、 RIGHT/LIFT
四、报表制作
1、 数据透视表
2、 图表的应用技巧
Excel提供了多种标准的图表类型,每一种都具有多种组合和变换。根据数据的不同和使用要求的不同,可以选择不同类型的图表。图表的选择主要同数据的形式有关,其次才考虑感觉效果和美观性。 下面给出了一些常见的规则。
面积图:显示一段时间内变动的幅值。可以看见单独各部分的变动,同时也看到总体的变化。
条形图:由一系列水平条组成。使得对于时间轴上的某一点,两个或多个项目的相对尺寸具有可比性。比如:它可以比较每个季度、三种产品中任意一种的销售数量。条形图中的每一条在工作表上是一个单独的数据点或数。因为它与柱形图的行和列刚好是调过来了,所以有时可以互换使用。
柱形图:由一系列垂直条组成,通常用来比较一段时间中两个或多个项目的相对尺寸。例如:不同产品季度或年销售量对比、在几个项目中不同部门的经费分配情况、每年各类资料的数目等。条形图是应用较广的图表类型,很多人用图表都是从它开始的。
折线图:被用来显示一段时间内的趋势。比如:数据在一段时间内是呈增长趋势的,另一段时间内处于下降趋势,我们可以通过折线图,对将来作出预测。例如:速度-时间曲线、推力-耗油量曲线、升力系数-马赫数曲线、 压力-温度曲线、疲劳强度-转数曲线、转输功率代价-传输距离曲线等,都可以利用折线图来表示,一般在工程上应用较多,若是其中一个数据有几种情况,折线图里就有几条不同的线,比如五名运动员在万米过程中的速度变化,就有五条折线,可以互相对比,也可以对添加趋势线对速度进行预测。
五、小常识
如何避免错误信息
在Excel中输入公式后,有时不能正确地计算出结果,并在单元格内显示一个错误信息,这些错误的产生,有的是因公式本身产生的,有的不是。下面就介绍一下几种常见的错误信息,并提出避免出错的办法。
1)错误值:####
含义:输入到单元格中的数据太长或单元格公式所产生的结果太大,使结果在单元格中显示不下。或是日期和时间格式的单元格做减法,出现了负值。
解决办法:增加列的宽度,使结果能够完全显示。如果是由日期或时间相减产生了负值引起的,可以改变单元格的格式,比如改为文本格式,结果为负的时间量。
2)错误值:#DIV/0!
含义:试图除以0。这个错误的产生通常有下面几种情况:除数为0、在公式中除数使用了空单元格或是包含零值单元格的单元格引用。
解决办法:修改单元格引用,或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。
3)错误值:#VALUE!
含义:输入引用文本项的数学公式。如果使用了不正确的参数或运算符,或者当执行自动更正公式功能时不能更正公式,都将产生错误信息#VALUE!。
解决办法:这时应确认公式或函数所需的运算符或参数正确,并且公式引用的单元格中包含有效的数值。例如,单元格C4中有一个数字或逻辑值,而单元格D4包含文本,则在计算公式=C4+D4时,系统不能将文本转换为正确的数据类型,因而返回错误值#VALUE!。
4)错误值:#REF!
含义:删除了被公式引用的单元格范围。
解决办法:恢复被引用的单元格范围,或是重新设定引用范围。
5)错误值:#N/A
含义:无信息可用于所要执行的计算。在建立模型时,用户可以在单元格中输入#N/A,以表明正在等待数据。任何引用含有#N/A值的单元格都将返回#N/A。
解决办法:在等待数据的单元格内填充上数据。
6)错误值:#NAME?
含义:在公式中使用了Excel所不能识别的文本,比如可能是输错了名称,或是输入了一个已删除的名称,如果没有将文字串括在双引号中,也会产生此错误值
解决办法:如果是使用了不存在的名称而产生这类错误,应确认使用的名称确实存在;如果是名称,函数名拼写错误应就改正过来;将文字串括在双引号中;确认公式中使用的所有区域引用都使用了冒号(:)。例如:SUM(C1:C10)。   注意将公式中的文本括在双引号中。
7)错误值:#NUM! 含义:提供了无效的参数给工作表函数,或是公式的结果太大或太小而无法在工作表中表示。
解决办法:确认函数中使用的参数类型正确。如果是公式结果太大或太小,就要修改公式,使其结果在-1×10307和1×10307之间。
8)错误值:#NULL! 含义:在公式中的两个范围之间插入一个空格以表示交叉点,但这两个范围没有公共单元格。比如输入:“=SUM(A1:A10 C1:C10)”,就会产生这种情况。
解决办法: 取消两个范围之间的空格。上式可改为“=SUM(A1:A10 ,C1:C10)”

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